Obowiązek wdrożenia procedur dla sygnalistów nie jest już teorią – to konkretna rzeczywistość prawna. Dyrektywa UE o ochronie sygnalistów oraz polskie przepisy wdrażające ją wymagają, aby każda firma zatrudniająca co najmniej 50 pracowników miała formalny system umożliwiający zgłaszanie nieprawidłowości. Brak takiego systemu może oznaczać nie tylko sankcje, ale i poważne problemy wizerunkowe.
Kim jest sygnalista?
Sygnalista to osoba – najczęściej pracownik, zleceniobiorca, były pracownik lub współpracownik – która zgłasza nieprawidłowości zauważone w miejscu pracy. Chodzi m.in. o:
- naruszenia prawa (np. prawo pracy, ochronę danych, korupcję, bezpieczeństwo produktów),
- działania sprzeczne z etyką,
- nadużycia finansowe,
- mobbing, dyskryminację lub inne formy niezgodnych z prawem zachowań.
Sygnalista musi mieć zagwarantowaną anonimowość, bezpieczeństwo i ochronę przed działaniami odwetowymi.
Kogo dotyczy obowiązek wdrożenia procedury?
Obowiązek dotyczy:
- Firm zatrudniających co najmniej 50 pracowników,
- Podmiotów z sektora prywatnego i publicznego,
- Niezależnie od formy prawnej (spółki, fundacje, stowarzyszenia, itd.).
Firmy zatrudniające poniżej 50 pracowników mogą dobrowolnie wdrożyć system zgłoszeń – co może być atutem w kontaktach z kontrahentami lub w procesach certyfikacyjnych (np. ESG, ISO).
Co musi zawierać procedura zgłoszeń?
Zgodnie z ustawą każda firma musi:
- Wdrożyć wewnętrzną procedurę zgłoszeń,
- Zapewnić co najmniej jeden bezpieczny kanał zgłoszeń,
- Określić terminy i sposób reagowania na zgłoszenia,
- Zapewnić ochronę sygnalistów przed represjami,
- Udostępnić procedurę w sposób dostępny dla pracowników i współpracowników.
Nie wystarczy „coś mieć na papierze” – system musi faktycznie działać, być znany w organizacji i stosowany.
Jakie są konsekwencje braku wdrożenia?
Brak procedury może skutkować:
- grzywnami administracyjnymi (nawet do kilkudziesięciu tysięcy złotych),
- odpowiedzialnością cywilną w przypadku ujawnienia nieprawidłowości,
- utratą reputacji w przypadku „przecieków” do mediów lub organów,
- ograniczeniem w dostępie do przetargów publicznych i programów unijnych (często wymagana zgodność z dyrektywą).
Warto zaznaczyć, że sygnalista może złożyć zgłoszenie do organów zewnętrznych (np. UOKiK, PIP, CBA), jeśli firma nie zapewnia bezpiecznego kanału wewnętrznego.
Jak wdrożyć procedurę w praktyce?
- Stwórz prosty, zrozumiały regulamin zgłoszeń,
- Wybierz narzędzie techniczne – może to być skrzynka mailowa, bezpieczna aplikacja, formularz online,
- Wyznacz osobę lub zespół do obsługi zgłoszeń,
- Zadbaj o poufność i brak represji,
- Szkol pracowników, aby wiedzieli, jak zgłaszać i jakie mają prawa.
Jeśli zatrudniasz 50 lub więcej pracowników – musisz mieć system dla sygnalistów. Wdrożenie go to nie tylko obowiązek prawny, ale też realna ochrona firmy przed ryzykiem prawnym i reputacyjnym. Transparentność i gotowość do reagowania na nieprawidłowości to dziś standard oczekiwany przez pracowników, inwestorów i klientów.
Potrzebujesz gotowej procedury lub pomocy przy wdrożeniu? Skontaktuj się z nami – pomożemy Ci przejść przez cały proces bezpiecznie i sprawnie.
Damian Sabuda
radca prawny