Brak zapłaty za fakturę w terminie może zdarzyć się każdej firmie i nie musi on świadczyć o problemach finansowych kontrahenta. W przypadku jednak faktur za wykonanie usługi bądź dostawę towaru pomiędzy dwoma przedsiębiorcami, chociażby jednodniowe opóźnienie w zapłacie za wystawioną i prawidłowo doręczoną fakturę może stanowić źródło dodatkowych konsekwencji finansowych. I nie mowa tu tylko o naliczeniu wysokich odsetek.
Zryczałtowana rekompensata za opóźnienie w zapłacie
Kwestię konsekwencji prawnych związanych z brakiem terminowej zapłaty za fakturę w transakcjach handlowych reguluje ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, stanowiąca implementację dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady z 16 lutego 2011 roku, zmierzającej do ujednolicenia tego zagadnienia na terenie całej Unii Europejskiej. Zgodnie z art. 6 ww. dyrektywy, Państwa członkowskie zapewniają, aby wierzyciel był uprawniony do uzyskania od dłużnika co najmniej stałej kwoty 40 EUR w przypadku gdy odsetki za opóźnienia w płatnościach stają się wymagalne (tj. w razie upływu terminu płatności podanego na fakturze).
Powyższe zasady zostały przeniesione do wspomnianej wyżej ustawy, z pewną modyfikacją zmierzającą do uprzywilejowania strony, która nie otrzymała zapłaty w terminie. Kwota tejże rekompensaty została zróżnicowana w zależności od wysokości niezapłaconego zobowiązania i wynosi ona:
- Gdy wartość zaległości z faktury wynosi mniej niż 5 000 zł – 40 euro
- Gdy wartość zaległości wynosi więcej niż 5000 zł ale mniej niż 50 000 zł – 70 euro
- Gdy wartość zaległości jest większa niż 50 000 zł – 100 euro
Zgodnie z ustawą rekompensata przysługuje od dłużnika w razie opóźnienia się przez niego z zapłatą za fakturę chociażby tylko o 1 dzień, bez konieczności wezwania dłużnika do ich zapłaty, jak również nawet w sytuacji, w której dłużnik ureguluje zaległość po terminie. Bez znaczenia jest przy tym czy wierzyciel podjął czynności zmierzające do wyegzekwowania należności, a nawet czy poniósł jakiekolwiek koszty z tym związane.
W razie umówienia się przez strony na zapłaty częściowe (etapowe) bądź okresowe w ramach jednej umowy, rekompensata należy się od każdej z nieuregulowanych części. Możliwa jest zatem sytuacja, w której kontrahent nie zapłacił za kilka faktur wystawionych w podobnym czasie z tytułu różnych etapów wykonania umowy, przez co zobowiązany będzie do zapłaty rekompensaty w zwielokrotnionej kwocie.
Po jakim kursie następuje przeliczenie rekompensaty na PLN?
Aktualnie duża część transakcji gospodarczych rozliczana jest w walucie euro, nawet gdy obie strony kontraktu stanowią polskie firmy, co znajduje przełożenie na określenie w polskiej ustawie wysokości rekompensaty w tejże walucie. Ustawa reguluje jednak stałe zasady przeliczenia powyższych kwot na PLN. Zgodnie z ustawą, przeliczenie powinno nastąpić według kursu średniego waluty euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym nastąpiło opóźnienie w płatności.
Przykładowo – zgodnie z fakturą zapłata miała nastąpić do dnia 31 stycznia 2023 roku. Dłużnik nie zapłacił za fakturę. Opóźnienie w zapłacie powstało zatem w dniu 1 lutego 2023 roku (następny dzień roboczy po terminie zapłaty). Oznacza to, że dla przeliczenia rekompensaty na PLN znajdzie zastosowanie kurs średni NBP z dnia 31 stycznia 2023 roku.
Warunki uzyskania prawa do rekompensaty
Ustawa o której mowa ma zastosowanie jedynie do transakcji handlowych, tj. transakcji pomiędzy dwoma przedsiębiorcami, polegających na odpłatnym świadczeniu usług lub dostawie towarów. Po wykonaniu dostawy lub usługi przedsiębiorca powinien wystawić i doręczyć kupującemu fakturę, której termin zapłaty nie powinien przekraczać 60 dni.
Warunki nabycia prawa do rekompensaty są 3 i powinny one zostać spełnione łącznie:
- Przedsiębiorca wykonał na rzecz drugiego przedsiębiorcy usługę lub sprzedał mu towar,
- Sprzedawca/ usługodawca wystawił na rzecz kupującego fakturę i (co do zasady) doręczył ją kontrahentowi
- Kupujący nie zapłacił całości należności z faktury w terminie.
Od momentu wystąpienia stanu opóźnienia sprzedawca może wystawić na rzecz kupującego notę obciążeniową, a nawet bez jej wystawienia dochodzić zapłaty na drodze sądowej. O ile zatem faktura została wystawiona zgodnie z umową kontrahent, który nie zapłacił w terminie nie ma żadnej prawnej możliwości uchylenia się od zapłaty zryczałtowanej rekompensaty.
Od momentu wystąpienia stanu opóźnienia sprzedawca może wystawić na rzecz kupującego notę obciążeniową, a nawet bez jej wystawienia dochodzić zapłaty na drodze sądowej. O ile zatem faktura została wystawiona zgodnie z umową kontrahent, który nie zapłacił w terminie nie ma żadnej prawnej możliwości uchylenia się od zapłaty zryczałtowanej rekompensaty.
Dodatkowe koszty odzyskiwania należności
Oprócz zryczałtowanej rekompensaty wierzycielowi należy się zwrot ,,w uzasadnionej wysokości”, poniesionych kosztów odzyskiwania należności przewyższających kwotę rekompensaty (tj. 40, 70 lub 100 euro). W tych kosztach mieszczą się opłaty za pomoc prawną świadczoną przez kancelarie radcowskie bądź adwokackie. Wciąż sporne pozostaje, czy oraz w jakim zakresie w pojęciu kosztów odzyskiwania należności mieszczą się koszty wynikające ze zlecenia windykacji firmom windykacyjnym lub tzw. ,,firmom odszkodowawczym”, które za bardzo wysokie opłaty wysyłają proste wezwania do zapłaty lub przypomnienia SMS. Z całą pewnością jednak, w razie poniesienia kosztów na obsługę prawną świadczoną przez profesjonalną kancelarię radcowsko – adwokacką wierzyciel może dochodzić zwrotu tychże kosztów od swojego dłużnika.
Odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych
Kolejną z konsekwencji opóźnienia w zapłacie faktury jest możliwość naliczenia przez wierzyciela odsetek w wysokości większej niż podstawowe odsetki wynikające z Kodeksu cywilnego. Jeśli zatem strony w umowie nie określiły wysokości odsetek za opóźnienie zastosowanie znajdą specjalne reguły wynikające z ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. W kwietniu 2023 roku stawka odsetek w transakcjach handlowych wnosiła 14,75%, wobec 12,25% ,,zwykłych” odsetek ustawowych za opóźnienie.
Tomasz Okrzesik
radca prawny