W 2025 roku weszła w życie nowelizacja Prawa zamówień publicznych (PZP), która stawia na pełną cyfryzację postępowań, większą przejrzystość i nowe obowiązki dokumentacyjne dla wykonawców. Zmiany te mają ułatwić dostęp do zamówień, ale jednocześnie podnoszą wymagania formalne. Jeśli startujesz w przetargach – lub chcesz zacząć – musisz wiedzieć, co się zmieniło i jak przygotować się na nowe reguły gry.
Cyfryzacja zamówień publicznych – koniec papieru, czas na e-platformy
Nowelizacja PZP w 2025 roku wprowadza obowiązek pełnej digitalizacji całego procesu zamówień – nie tylko ofert, ale również korespondencji, załączników, wniosków i odwołań.
- Wszystkie postępowania odbywają się wyłącznie elektronicznie – przez platformy e-Zamówienia lub równoważne (np. eB2B, eZamawiający).
- Oferty muszą być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym – profil zaufany już nie wystarczy w większości przypadków.
- Cała korespondencja z zamawiającym (pytania, wyjaśnienia, odwołania) odbywa się przez platformę.
Co to oznacza dla wykonawców? Jeśli nie masz doświadczenia z e-postępowaniami – musisz przeszkolić zespół i przetestować platformy wcześniej, by uniknąć błędów formalnych.
Nowe obowiązki dokumentacyjne – więcej danych, więcej weryfikacji
Nowe przepisy kładą nacisk na transparentność wykonawców i eliminację ryzyka nadużyć. Wymagane będą:
- pełne informacje o strukturze właścicielskiej firmy (zgodnie z rejestrem CRBR),
- deklaracje ESG – w przypadku wybranych zamówień sektorowych i publicznych z komponentem środowiskowym,
- aktualne oświadczenia o braku powiązań z zamawiającym,
- elektroniczne potwierdzenia spełnienia warunków udziału, zamiast tradycyjnych dokumentów papierowych.
W praktyce oznacza to konieczność wcześniejszego przygotowania kompletnej i uporządkowanej dokumentacji, często w formacie elektronicznym.
Jak się wyróżnić w e-zamówieniach w 2025 roku?
Konkurencja w zamówieniach publicznych rośnie, ale dzięki zmianom wykonawcy mogą budować przewagę w sposób strategiczny:
- Zadbaj o profil wykonawcy w e-platformie – spójna, kompletna prezentacja, z aktualnymi danymi i referencjami, zwiększa zaufanie zamawiających.
- Przygotuj wzory dokumentów i checklisty – szybciej złożysz ofertę i unikniesz błędów formalnych.
- Zaoferuj wartość dodaną – np. rozwiązania proekologiczne, dłuższą gwarancję, szybszy termin realizacji.
- Dbaj o transparentność – brak powiązań z zamawiającym, czytelna struktura właścicielska i dobre relacje z CRBR i KRS to dziś podstawa.
Co grozi za błędy?
Nowelizacja przewiduje surowsze konsekwencje za nieprawidłowości:
- odrzucenie oferty bez wezwania do uzupełnienia (przy krytycznych błędach formalnych),
- sankcje za fałszywe oświadczenia (włącznie z wykluczeniem z rynku zamówień na 3 lata),
- brak możliwości poprawy oferty po terminie złożenia – nawet jeśli błąd jest drobny.
Dlatego warto skonsultować ofertę z kancelarią prawną przed jej wysłaniem. Dla przygotowanych firm to szansa – dla tych, które się spóźnią, pułapka.
Chcesz zwiększyć swoje szanse w przetargach? Skontaktuj się z nami – pomożemy przygotować dokumentację, przeanalizować warunki SIWZ i bezpiecznie złożyć ofertę w systemie e-Zamówienia.
Damian Sabuda
radca prawny