Rok 2025 to nowa rzeczywistość dla pracodawców – z większą liczbą kontroli, wyższymi karami i szczególnym naciskiem na formy zatrudnienia i rozliczanie składek. Zarówno ZUS, jak i Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) intensyfikują działania w zakresie wykrywania fikcyjnych B2B, nadużyć przy pracy zdalnej oraz błędów w rozliczeniach ubezpieczeniowych. Jeśli prowadzisz firmę, która korzysta z elastycznych form współpracy – warto wiedzieć, czego spodziewać się podczas kontroli i jak się przygotować.
Umowy B2B i fikcyjne samozatrudnienie – pod lupą ZUS
ZUS w 2025 roku coraz częściej kwestionuje umowy B2B, które w rzeczywistości przypominają klasyczny etat. Co sprawdzają kontrolerzy?
- Czy osoba na B2B pracuje w stałych godzinach i w siedzibie firmy,
- Czy korzysta z narzędzi pracodawcy,
- Czy ma tylko jednego klienta (Twoją firmę),
- Czy realnie nie ponosi ryzyka gospodarczego.
Jeśli kontrola wykaże, że samozatrudnienie było fikcją, ZUS może:
- przekwalifikować współpracę na stosunek pracy,
- naliczyć zaległe składki i odsetki,
- wszcząć postępowanie wobec pracodawcy za obejście prawa pracy.
Jak się zabezpieczyć?
- Spisuj szczegółowe umowy B2B z jasnym zakresem usług,
- Weryfikuj, czy współpracownik ma innych klientów,
- Unikaj podporządkowania – nie zarządzaj zleceniobiorcą jak pracownikiem.
Praca zdalna – nowy priorytet PIP
Po wejściu w życie przepisów o pracy zdalnej, PIP ma nowe narzędzia do kontroli. Od 2025 roku inspektorzy sprawdzają m.in.:
- Czy wprowadzono regulamin pracy zdalnej,
- Czy pracownik ma zapewnione odpowiednie warunki BHP,
- Czy firma wypłaca ekwiwalent lub ryczałt za media i sprzęt,
- Czy prowadzona jest ewidencja pracy zdalnej i czasu pracy.
Brak wdrożenia procedur grozi karą do 30 000 zł oraz zarzutem naruszenia praw pracownika. Jak się przygotować?
- Stwórz dokumentację: regulaminy, zgody, ewidencję,
- Weryfikuj warunki pracy zdalnej przy onboardingu,
- Przeszkol pracowników i przełożonych.
Rozliczenia składek i PPK – błędy kosztują coraz więcej
ZUS kontroluje terminowość i prawidłowość rozliczeń składek, a także wypełnianie obowiązków związanych z PPK (Pracownicze Plany Kapitałowe). Co może budzić zastrzeżenia?
- Zaniżone podstawy składek (zwłaszcza przy umowach cywilnoprawnych),
- Brak zgłoszeń do ZUS,
- Brak lub opóźnienie w zapisach do PPK (dotyczy już niemal wszystkich firm).
Dobre praktyki:
- Regularnie przeprowadzaj audyt kadrowo-płacowy,
- Korzystaj z aktualnych wzorów umów i zgłoszeń,
- Zapewnij współpracę działu HR z kancelarią lub doradcą.
Jak przebiega kontrola? I co może zrobić kancelaria?
Kontrole są zazwyczaj wcześniej zapowiedziane, ale ZUS i PIP mogą też działać „na donos” lub wyrywkowo. Firmy muszą udostępnić dokumenty, wyjaśnienia i umożliwić kontakt z pracownikami.
Kancelaria może:
- Przeprowadzić audyt prewencyjny,
- Przygotować regulaminy, umowy, dokumentację PPK,
- Reprezentować firmę podczas kontroli,
- Pomóc w sporach z ZUS lub PIP po kontroli.
W 2025 roku ZUS i PIP nie szukają już oczywistych błędów – skupiają się na niuansach, które łatwo przeoczyć. Fikcyjne samozatrudnienie, źle rozliczona praca zdalna czy brak dokumentacji PPK mogą kosztować dziesiątki tysięcy złotych.
Nie czekaj na kontrolę. Skontaktuj się z naszą kancelarią i sprawdź, czy Twoja firma jest gotowa.
Damian Sabuda
radca prawny